Recherchons Gestionnaire locatif

Flex Immobilier, une toute petite entreprise innovante, a démarré ses opérations en mars 2014. Nous sommes une agence de publicité et de gestion immobilière desservant 3 types de clientèle : Propriétaire-vendeur, Courtier Immobilier et Propriétaire désirant tirer des revenus de leur chalet. C’est au niveau de ce dernier créneau que vous oeuvrerez. Des propriétaires de chalet nous contractent pour gérer la location de leur chalet 🏡 Pour en connaître davantage sur ce service :

Nous œuvrons dans ce domaine depuis seulement septembre 2021 et nous voilà aujourd’hui avec plus de 30 chalets en gestion que nous avons annoncés sur différentes plateformes de location court terme : Airbnb, VRBO, Booking, Expedia, ChaletsAuQuébec, Flex Immobilier… Notre objectif premier est d’offrir une expérience 5 étoiles ⭐⭐⭐⭐⭐ aux locataires de nos chalets en gestion et c’est à ce niveau que vous interviendrez. Pour faciliter l’atteinte de cet objectif, nous choisissons des chalets et des propriétaires de qualité 🥇 Voici les chalets que nous gérons à l’heure actuelle :

Si vous étiez déjà en télétravail et que vous cherchiez un moyen d’augmenter significativement vos revenus, voici une belle opportunité qui vous permettra d’atteindre cet objectif. Cet emploi ne demande pas beaucoup d’heures travaillées par semaine, mais exige que vous soyez disponible à répondre aux demandes des clients en tout temps lors de vos journées de travail. Vous n’aurez besoin que d’un ordinateur et d’un téléphone intelligent (pour répondre aux demandes lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur) pour accomplir vos tâches. La majorité des communications se font par écrit (messagerie des plateformes, courriel et textos), mais il ne faut pas avoir peur 😱 du téléphone non plus.

Description des tâches à effectuer

  • Répondre aux demandes de réservation des locataires (clients) potentiels provenant des différentes plateformes de chalets à louer. La plupart des plateformes ont un système de soumission automatisée alors que d’autres plateformes vous demanderont d’envoyer une soumission sur mesure. À cette fin, nous avons des gabarits et des tableaux de tarifications pour chacun de nos chalets en gestion.

 

  • Soumettre les locataires potentiels à quelques questions afin de s’assurer que leurs intentions sont positives. Vous effectuerez cette tâche principalement lorsque nous ne détenons aucun historique sur un locataire ou que son historique est plutôt négatif. Nous détenons des gabarits de questions à cet effet.

 

  • Intégrer les nouvelles réservations dans notre calendrier de réservations et notre logiciel comptable (Quickbooks), lorsque cette fonction n’est pas automatisée.

 

  • Générer une demande de paiement par carte de crédit à l’aide du logiciel Square, lorsque cette fonction n’est pas automatisée.

 

  • Répondre aux questions des locataires actuels. Voici des exemples de questions qui pourraient vous êtes soumises : ➡ « Peut-on arriver plus tôt que l’heure prévue ? » ➡ « Quelles activités faire dans le secteur ? » ➡ « Comment démarrer l’air climatisé ? » ➡ « La porte d’entrée ne veut pas ouvrir, est-ce que j’ai le bon code de serrure ? » ➡ « Le chalet est sale, ai-je droit à un dédommagement ? » ➡ « J’ai des amis qui souhaitent nous visiter, est-ce qu’ils peuvent venir ? ». Heureusement, nous détenons plusieurs gabarits de réponses pour ces questions récurrentes !

 

  • Négocier les dédommagements lorsqu’un locataire est légitiment insatisfait, et ce, même lorsque c’est douteux, car notre objectif premier est d’obtenir des notes parfaites (5 étoiles) de leur part.

 

  • Enquêter un locataire lorsqu’on a des raisons de croire qu’il ait endommagé le chalet ou qu’il ait volé du mobilier. Procéder à des réclamations lorsque nécessaire.

 

  • Entrer en contact avec les propriétaires des chalets et/ou l’équipe d’entretien ménager lorsqu’une urgence survient ou qu’une information importante est fournie par un locataire, par exemple : ➡ Le chauffe-eau coule ; ➡ La bonbonne de propane est vide ; ➡ L’air climatisé ne se rend pas au 2e étage ; ➡ Il faudrait des ventilateurs dans les chambres ; ➡ Une ampoule est brûlée ; ➡ Il manque des draps et des oreillers.

 

  • Assurer un suivi et répondre à toutes les communications provenant des locataires, propriétaires et équipes de ménage.

 

  • Évaluer les anciens locataires (ratings des voyageurs). Vous devrez évaluer la qualité de la relation / transaction que nous avons vécu avec les locataires. Nous détenons des gabarits de commentaires à cet effet.

 

  • Répondre aux ratings laissés par les anciens locataires (ratings des hôtes). Nous détenons des gabarits de réponses à cet effet.

Compétences et qualifications recherchées

  • Excellent service à la clientèle
  • Excellente gestion des suivis clients
  • Excellente empathie tout en étant bon négociateur
  • Excellent communicateur
  • Excellents français et anglais écrits
  • Bons français et anglais oraux
  • Autonome
  • Organisé(e)
  • Rigueur, rigueur, rigueur…
  • Attitude et comportement professionnels
  • Capacité à travailler avec plusieurs logiciels
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Outlook, Word et Excel)
  • Capacité à travailler sous pression (à l’occasion) et gérer des demandes complexes
  • Confortable dans un environnement multi projets

Horaire et vacances

4 jours par semaine pour 4 semaines non-consécutives de l’année (à discuter).

2 et 1/3 jours par semaine pour 44 semaines de l’année. Vous travaillerez en alternance avec 2 autres collègues gestionnaires locatifs déjà en poste. Par exemple, lorsque vous travaillerez les lundi et mardi, votre collègue #1 poursuivra les mercredi et jeudi, le collègue #2 poursuivra les vendredi et samedi et vous serez de retour pour les dimanche et lundi, ainsi de suite. Par conséquent, une semaine sur trois vous travaillerez 3 jours dans la semaine de 7 jours, alors que deux semaines sur trois vous ne travaillerez que 2 jours dans la semaine. Il faut savoir que certaines journées de la semaine sont plus achalandées que d’autres. Donc, un avantage certain de cet horaire rotatif est que vous ne travaillerez pas toujours les mêmes jours… Pour terminer, vous devrez faire un petit compte rendu de vos 2 jours travaillés à votre collègue prenant la relève, le lendemain de chaque période travaillée. Donc, lorsque vous travaillerez les lundi et mardi, vous ferez le compte-rendu (écrit ou verbal) à votre collègue le mercredi matin. Un 4 semaines de vacances est payées par année.

Entre 8h30 et 22h, il faut être en mesure de répondre rapidement (entre 1 minute et 30 minutes maximum) aux demandes et questions des locataires actuels et potentiels. Les algorithmes des plateformes (Airbnb, VRBO, etc.) font en sorte que plus on répond rapidement et plus on sortira fort dans les résultats de recherche, donc plus on fera de revenus… Sans compter que des réponses rapides augmenteront significativement nos chances d’obtenir des ratings de 5 étoiles. Lors d’une journée de travail, il peut y avoir des périodes tranquilles et tout à coup, plusieurs demandes entre simultanément. Il faut donc savoir bien gérer les priorités et la pression, et être disponible en tout temps lors de ces journées de travail.

À l’extérieur de ces heures, il faut être en mesure de répondre aux urgences, ex : un locataire nous appelle pour nous dire que la serrure électronique ne fonctionne plus ou que le chauffe-eau coule… Disons que cela arrive rarement, mais il faut être disponible lorsque cela arrive. Notre rôle est de prendre l’information et d’entrer en contact avec le propriétaire pour mettre en place un plan d’action rapide.

Nous estimons que pour 10 chalets, la charge de travail sera de 5 à 20 heures par semaine (2 jours et 1/3), et ce, dépendant de l’achalandage et de votre expérience dans le domaine.

Informations additionnel

Lieu de travail

À votre maison ou bureau (télétravail). Vous pourrez vaquer à vos occupations (personnelles ou relatives à votre autre emploi) tout en assumant les responsabilités de cet emploi.

Matériel et équipement fournis

Aucun, mis à part l’accès aux logiciels et applications en lien avec la gestion locative. À noter qu’il est beaucoup plus facile et productif de travailler avec un ordinateur de bureau que d’effectuer les tâches nécessaires avec un téléphone intelligent. Il est donc recommandé (voire obligatoire) que vous ayez un ordinateur performant à la maison.

Début de l’emploi

Dès que vous serez prêt et que vous aurez complété la formation vidéo à distance.

Durée de l’emploi

Contrat de 1 an renouvelable sous certaines conditions. Vous œuvrerez en tant que sous-contractant de l’entreprise.

Rémunération

Rémunération mensuelle, en fonction des revenus générés par les chalets et variable en fonction du niveau des ratings de chaque chalet .

Fixez un rendez-vous téléphonique pour appliquer ou pour simplement en savoir plus sur cette offre d’emploi ✨

Laissez-nous vos coordonnées en spécifiant l’heure et la journée vous convenant le mieux. Au plaisir de faire votre connaissance 😊

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